Política de Privacidade em conformidade com a LGPD

A Agência Essencial está comprometida com a proteção e privacidade dos seus dados pessoais. Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, usamos, compartilhamos e protegemos suas informações pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/18 – LGPD).

Para melhor entendimento:

Dados pessoais são informações que podem identificar ou tornar uma pessoa identificável, direta ou indiretamente. Eles são usados para identificar um indivíduo, como nome, CPF, e-mail, endereço, telefone, entre outros.

Dados pessoais sensíveis são um subtipo de dados pessoais que, devido à sua natureza, merecem uma proteção mais rigorosa. Esses dados têm maior potencial de causar discriminação ou prejuízo ao titular, caso sejam tratados de forma inadequada.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece que o tratamento de dados pessoais sensíveis, só pode ocorrer em situações específicas, com o consentimento explícito do titular ou quando necessário para cumprir obrigações legais ou contratuais.

Para abordarmos o tema desta política, inicialmente mapeamos todos os nossos serviços que envolvem coleta e/ou tratamento de dados pessoais para que pudéssemos, um a um, identificar pontos de fraqueza e melhorias, garantindo a proteção dos dados dos nossos clientes, colaboradores, fornecedores etc., fundamentados nas premissas a seguir:

• Garantir o cumprimento das leis e regulamentações vigentes sobre proteção de dados pessoais, adotando as melhores práticas do setor de comunicação;
• Salvaguardar os direitos de colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, minimizando os riscos de violações de dados pessoais;
• Agir de forma transparente quanto aos processos da empresa no tratamento de dados pessoais;
• Incentivar a conscientização e a cultura organizacional sobre a proteção de dados pessoais e questões de privacidade.

Cada membro da equipe, que representar a Agência Essencial, tem a responsabilidade de se familiarizar e entender os Documentos Orientadores aplicáveis a sua função. Caso algum membro tenha dúvidas ou questões sobre esta Política, seu conteúdo, termos ou obrigações, ele deve buscar orientação com a Comissão de Conformidade e Ética da Agência Essencial.

O descumprimento de qualquer Documentação Orientadora pode acarretar sérias consequências para a Agência Essencial e para os membros envolvidos. Portanto, o não cumprimento desta Política, ou a omissão ao não reportar a violação dela, pode resultar em medidas disciplinares para os responsáveis.
Se qualquer membro ou terceiro tiver conhecimento de uma conduta ilegal ou antiética, como possíveis infrações à Política de Ética e Integridade ou aos Documentos Orientadores da Agência Essencial, incluindo esta Política, deverá imediatamente reportar a possível violação ao Canal de Comunicação da Agência.
Nenhuma das regras descritas nos Documentos Orientadores da Agência Essencial, incluindo este documento, impede que membros ou terceiros informem preocupações ou atividades ilegais às autoridades regulatórias competentes.

Princípios

A Agência Essencial compromete-se a tratar os dados pessoais de maneira ética, clara e em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
A Agência somente realizará o tratamento de dados pessoais quando o objetivo e a finalidade atenderem a uma das bases legais permitidas, conforme listado abaixo. É essencial que os titulares dos dados sejam informados sobre o motivo e a forma como seus dados serão tratados, antes ou durante a coleta:

• Quando necessário para cumprir um contrato do qual o titular dos dados seja parte;
• Quando exigido por lei ou regulamento ao qual a Agência Essencial esteja sujeita;
• Quando houver legítimo interesse no tratamento, sendo esse interesse comunicado previamente;
• Quando necessário para garantir ao titular o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Caso o tratamento de dados pessoais não se enquadre nas hipóteses acima, a Agência Essencial deverá obter o consentimento do titular para o tratamento de seus dados pessoais, garantindo que este consentimento seja fornecido de forma específica, livre, clara e informada. A Agência Essencial se compromete a registrar, armazenar e gerenciar todas as respostas de consentimento de maneira organizada e acessível, para que possam ser comprovadas quando necessário. Além disso, o titular dos dados tem o direito de revogar seu consentimento a qualquer momento, de maneira tão simples quanto o forneceu inicialmente.

A Agência Essencial também poderá ser obrigada a tratar dados pessoais sensíveis, que incluem, mas não se limitam a:

• Dados relacionados à saúde;
• Dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa física;
• Dados sobre orientação sexual;
• Dados sobre condenações ou infrações criminais;
• Dados que revelem origem racial ou étnica.

O tratamento de dados sensíveis é restrito e somente permitido em situações específicas, nas quais a Agência Essencial adotará medidas de segurança mais rigorosas do que para dados pessoais gerais, conforme as seguintes exceções:

• Quando o titular dos dados consentir explicitamente, em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis;
• Para proteger a vida ou a integridade física do titular dos dados, incluindo dados médicos com finalidade preventiva ou ocupacional;
• Para promover ou manter igualdade de oportunidades entre pessoas de origens raciais ou étnicas diferentes;
• Quando necessário para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Quando necessário para o exercício regular de direitos, como na defesa ou proposição de ações judiciais, administrativas ou arbitrais;
• Quando necessário para cumprir obrigações e exercer direitos relacionados a questões de emprego, previdência social ou proteção social;
• Quando o tratamento se referir a condenações penais, infrações ou medidas de proteção relacionadas, sob o controle da autoridade pública;
• Quando o tratamento for autorizado pela legislação federal ou estadual, com as devidas salvaguardas para proteger os direitos e liberdades dos titulares dos dados.

A Agência Essencial realizará o tratamento de dados pessoais de forma a respeitar a finalidade para a qual foram inicialmente coletados, não podendo os dados serem coletados para um fim e utilizados para outro distinto. Qualquer nova finalidade para o tratamento deverá ser compatível com a razão original pela qual os dados foram obtidos. Ainda sobre o cuidado com os dados coletados, a Agência Essencial deverá tomar as medidas necessárias para garantir que os dados pessoais sob sua responsabilidade sejam mantidos corretos e atualizados, de acordo com as finalidades para as quais foram coletados e garantindo que o titular dos dados tem o direito de solicitar a correção ou exclusão de informações imprecisas ou desatualizadas. Além disso, a Agência Essencial só realizará o tratamento de dados pessoais quando for imprescindível para cumprir um objetivo determinado, de acordo com o princípio da minimização de dados. O compartilhamento de dados pessoais com outras áreas ou empresas só será permitido quando houver uma base legal apropriada para tal ação, respeitando sempre esse princípio. A Agência Essencial garantirá, também, que os dados pessoais não sejam retidos por mais tempo do que o necessário para alcançar os objetivos estabelecidos.

Integridade e Confidencialidade

A Agência Essencial deverá garantir que sejam adotadas medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados pessoais contra tratamentos não autorizados ou ilegais, bem como contra perda acidental, destruição ou danos. O tratamento de dados pessoais também deve assegurar sua confidencialidade. Entre as principais medidas técnicas, destacam-se:

• Anonimização: consiste em tornar os dados pessoais irreconhecíveis, de modo que não seja possível identificar uma pessoa, seja direta ou indiretamente. A anonimização deve ser irreversível.
• Pseudoanonimização: é o processo em que os dados pessoais deixam de estar diretamente relacionados a uma pessoa identificável (por exemplo, retirando o nome), mas ainda não são anônimos, pois é possível, com o uso de informações adicionais mantidas separadamente, identificar o indivíduo.

Toda pessoa, física ou jurídica que representar a Agência Essencial e tiver acesso a qualquer dado pessoal, está obrigada aos deveres de confidencialidade de dados pessoais, mediante a anuência no Código de Ética e Integridade e Política de Proteção de Dados da Agência Essencial.

Auditoria

Revisões periódicas para confirmar a eficácia das iniciativas de privacidade, sistemas, processos, precauções e outras atividades que incluam o gerenciamento de proteção de dados pessoas, serão efetivamente implementadas e mantidas em conformidade com a legislação e a regulamentação aplicáveis.

Ficará a cargo da Comissão de Conformidade e Ética a atualização desta política sempre que necessário para manter a qualidade e a segurança do Programa de Proteção de Dados da Agência Essencial.